An improving the purchase order request process using macro automation in the procurement system to increase time efficiency and data accuracy

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengoptimalkan proses Request Purchase Order (RPO) pada sistem pengadaan di PT TEC Indonesia melaluipenerapan automasi macro berbasis Microsoft Excel VBA. Permasalahanyang dihadapi adalah proses pembuatan RPO yang masih dilakukansecara manual sehingga memerlukan waktu yang lama, rentan terhadapkesalahan input data, dan menurunkan produktivitas buyer.  Metodepenelitian yang digunakan adalah pendekatan pengembangan sistemdengan tahapan identifikasi masalah, pengumpulan data melaluiobservasi, wawancara, dan dokumentasi, perancangan serta implementasiautomasi macro, kemudian dilakukan pengujian dan evaluasi hasil.  Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan automasi macro mampumeningkatkan kinerja proses pengadaan secara signifikan. Waktu pembuatan RPO berkurang dari 20 menit menjadi 7 menit per dokumen, jumlah kesalahan input data menurun dari 4 kasus menjadi 1 kasus per minggu, serta produktivitas buyer meningkat dari 12 dokumen menjadi34 dokumen per hari. Dengan demikian, automasi macro terbukti efektifdalam meningkatkan efisiensi waktu, akurasi data, dan produktivitasproses Request Purchase Order di PT TEC Indonesia.